Intranets o las redes internas de comunicación dentro de la empresa

Intranets o las redes internas de comunicación dentro de la empresa

En los años noventa las redes de comunicaciones son una de las tecnologías más importantes para el desarrollo de las empresas al igual que en la década de los años setenta los grandes ordenadores centrales fueron los que soportaron el crecimiento comercial de las empresas y en los ochenta los ordenadores personales fueron los que automatizaron las tareas de las oficinas.

El uso creciente de Internet como instrumento de comunicación y de distribución de la información ha propiciado que las empresas se hayan planteado la posibilidad de utilizar los mismos servidores Web para difundir la información interna a través de las Intranets y para gestionar grandes volúmenes de datos.

Intranet es la aplicación de los estándares Internet dentro de un ámbito corporativo para mejorar la productividad, reducir costes y mantener los sistemas de información existentes.

Es una forma de poner al alcance de los trabajadores todo el potencial de la empresa, para resolver problemas, mejorar los procesos, construir nuevos recursos o mejorar los ya existentes, divulgar información de manera rápida y convertir a estos trabajadores en miembros activos de una red corporativa, o sea da al usuario la información que este necesita para su trabajo. Pretende que cada cual tenga la información necesaria en el momento oportuno sin que tenga que recurrir a terceros para conseguirla. Como puede verse una Intranet es una copia de Internet dentro de la empresa.

Así pues los diversos componentes de Internet pueden incorporarse a la Intranet, los grupos de noticias con la creación de grupos de debate internos con o sin moderador, que facilitan, como en Internet, una forma de comunicarse rápidamente, creando grupos de discusión, de intercambio de mensajes, de noticias internas, de proyectos. El FTP (File Transfer Protocol) o Protocolo de transferencia de Datos que da perfectamente integrado en una Intranet. También las charlas online (IRC Internet Relay Chat) a pesar de que son limitadas dentro de una organización o empresa pueden ofrecer ventajas por lo que respecta a las conferencias múltiples y mantener discusiones en tiempo real i el correo electrónico. Todo ello a través de un entorno Web que dará cohesión a todos los elementos de la Intranet.

Por lo tanto en una Intranet se pueden plasmar los dos grandes bloques de servicios o aplicaciones de Internet,

* Las que permiten la comunicación: correo electrónico con las listas de distribución, las News, Usenet o foros de debate, las Talk e IRC o charlas electrónicas, o Mbone o la transmisión de imágenes y sonido en tiempo real, todo ello entre los miembros de una misma empresa u organismo y de estos con el exterior,
* Y los servicios o aplicaciones que permiten investigar y encontrar información: FTP (File Transfer Protocol), o transferencias de ficheros, Telnet o acceso y consulta a ordenadores remotos, bases de datos, etc., todo ello en el ámbito interno de la propia empresa u organización, con empresas del mismo grupo, con empresas afines, o con cualquier otra que pueda interesarle.

Pero también permite crear y editar publicaciones impresas, online, archivos de artículos de publicaciones impresas, puede recoger informaciones de los distintos departamentos específicos, departamento jurídico, de relaciones públicas, de finanzas, de recursos humanos, para ponerlos al alcance de los usuarios, o bien para actividades promocionales, de publicidad, de marketing, de ventas, de servicio al cliente, o para crear equipos de trabajo, de seguimiento de proyectos, de discusión, entre otros.

La Intranet proporciona muchas ventajas a la empresa puesto que da la información necesaria para que sus empleados puedan realizar su trabajo, pero esta información para ser útil debe estar muy bien estructurada y organizada y se debe tener en cuenta el principio de que mucha información no es sinónimo de eficacia, sino que la calidad tiene que primar sobre la cantidad, evitando la saturación. Para ello es necesaria una buena planificación en el momento de creación de la Intranet y que todos los trabajadores de la organización o empresa conozcan las directrices a seguir en el uso de los servicios ofrecidos por ella, en la forma de acceder y de suministrar información y la coordinación entre los distintos departamentos.

Las Intranets por lo tanto, pueden ayudar al intercambio de información de datos, ideas, entre trabajadores de una empresa de todos los niveles. Se trata de compartir información no de acapararla y adaptarla a las necesidades de los usuarios.

Una Intranet bien diseñada puede ahorrar tiempo y dinero, ya que reduce drásticamente los costes y el tiempo de los procesos de generación, duplicación y uso de los datos.

¿Pero todo ello es importante para una empresa periodística?. Evidentemente como toda empresa en general, la empresa periodística puede beneficiarse de todo lo expuesto anteriormente con la creación de una Intranet. Ahora bien ¿Cómo puede mejorar el proceso documental? O mejor dicho ¿Es útil la creación de una Intranet para la mejora de la Documentación Periodística? ¿Qué ventajas proporciona?.

Hemos visto que una Intranet permite difundir mejor los servicios y la información de la propia empresa, poniendo en contacto a todos los trabajadores de la empresa y a estos con el exterior, pero además la Intranet actúa como elemento básico o red de distribución de la información, mediante la aplicación de instrumentos de búsqueda documental. Es en este sentido, -el del acceso a la información-, que las Intranets son importantes para los servicios de Documentación en general y a los periodísticos en particular.

Los servicios de documentación periodística o departamentos de documentación de los distintos medios de comunicación pueden crear y son los adecuados para hacerlo, los distintos accesos a páginas Web útiles para que los periodistas puedan realizar su tarea, buscando datos, documentando la información, buscando fuentes de información, valorando y analizando los datos, desde su propio lugar de trabajo y a través de su ordenador. También estos servicios o departamentos son los pueden facilitar el acceso a las bases de datos existentes mediante aplicaciones de búsqueda documental y diseño de sistemas de acceso a la información y la creación de otros servicios y productos teniendo en cuenta las necesidades de los propios usuarios.